الإشعار الدائن والمدين: متى تصدره وماذا يتضمن؟

ما هو الإشعار الدائن والإشعار المدين؟

الإشعار الدائن مستند يصدره البائع ليخفّض قيمة بيع سبقت فوترته، كأن يُرجع العميل بضاعة أو يحصل على خصم بعد البيع. والإشعار المدين عكسه، يرفع القيمة، كأن يكون السعر في الفاتورة أقل من المتفق عليه. وكلاهما يصحح الفاتورة الضريبية الأصلية دون أن يغيّرها، لأن الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل.

وفي ضريبة القيمة المضافة الإشعار هو الذي يحرّك الضريبة. فالإشعار الدائن يُنقص ضريبة المخرجات لدى البائع وضريبة المدخلات القابلة للخصم لدى المشتري، والإشعار المدين يرفعهما. ومن دون إشعار تبقى الفاتورة الأصلية قائمة في دفاتر الطرفين، مهما كان الاتفاق الذي تم بالهاتف أو في الرسائل.

متى يجب أن تصدر إشعارًا؟

يذكر دليل الهيئة خمس حالات تُعدَّل فيها الفاتورة الضريبية الصادرة بإشعار: إلغاء التوريد أو تعليقه كليًا أو جزئيًا، أو تغيّر جوهري في طبيعة التوريد يغيّر الضريبة، أو تعديل القيمة المتفق عليها ومنه الخصم بعد البيع، أو إرجاع السلع أو الخدمات وقبول البائع لذلك، أو اكتشاف خطأ في بيانات البائع أو العميل.

يجب أن يرتبط الإشعار بتوريد سابق. فالرصيد الذي تمنحه مجاملة دون ارتباط ببيع، مثل رصيد العيد الذي تهديه لكل عملائك الدائمين، لا يُصدر به إشعار دائن ولا يغيّر الضريبة.

ماذا يجب أن يتضمن الإشعار؟

يجب أن يستوفي الإشعار متطلبات الفاتورة الضريبية الواردة في المادة 53 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، وأن يذكر بوضوح أنه إشعار دائن أو مدين، وأن يحمل الرقم التسلسلي للفاتورة التي يعدّلها. وعمليًا يحمل بيانات البائع والمشتري نفسها كما في الأصل، والبنود المعدّلة، والضريبة، وسبب التعديل.

• نوعه: إشعار دائن أو إشعار مدين.
• الرقم التسلسلي للفاتورة الضريبية الأصلية، وتاريخها إن أفاد.
• بيانات البائع والمشتري كما في الفاتورة الأصلية.
• البنود المعدّلة بكميتها وقيمتها ونسبة ضريبتها ومبلغها.
• إجمالي التعديل قبل الضريبة، والضريبة، والإجمالي شاملًا الضريبة.
• سبب مختصر، مثل إرجاع أو خصم أو تصحيح سعر.

وذكر السبب ليس ترفًا. فحين يراجع محاسبك أو مدقق الهيئة الإشعارات بعد أشهر، يكون السبب المكتوب هو ما يربط الإشعار بالواقعة التي استوجبته: إرجاع مسجل في المخزون، أو اتفاق خصم موقّع، أو خطأ في السعر له مستند يثبته. والإشعار الذي لا سبب له يفتح سؤالًا لا تحتاجه.

خلال كم يومًا يجب أن يصدر الإشعار؟

يُصدر الإشعار الدائن أو المدين في موعد أقصاه 15 يومًا من الشهر التالي لتاريخ الواقعة التي استوجبته. فإذا قبلت إرجاع عميل في 20 أكتوبر، فآخر موعد لإصدار الإشعار الدائن هو 15 نوفمبر. وإصداره سريعًا يمكّن العميل أيضًا من تصحيح ضريبته في الفترة الصحيحة دون أن يعود إليك مرة أخرى.

ويجوز للبائع أن يصدر إشعارًا واحدًا يعدّل عدة فواتير للعميل نفسه، كخصم كميات عن ربع سنة. وعندها يجب أن يشير الإشعار بوضوح إلى كل فاتورة معدّلة والمبلغ المعدّل فيها، حتى يستطيع الطرفان تتبع كل ريال إلى البيع الذي يخصه.

كيف يؤثر الإشعار على إقرارك الضريبي؟

إذا صدر الإشعار في فترة البيع الأصلي نفسها، أو قبل تقديم إقرار تلك الفترة، فإنه يغيّر مبلغ تلك الفترة. أما الإشعار الدائن الذي يصدر بعد تقديم إقرار البيع الأصلي فيدخل في عمود التعديلات في الفترة التي صدر فيها. والإشعار المدين يرفع ضريبة المخرجات في فترة الواقعة.

وفي جانب المشتري، العميل المسجل الذي خصم الضريبة على الفاتورة الأصلية يصحح ضريبة مدخلاته في الفترة التي صدر فيها الإشعار، ولهذا يهمه أن يصله الإشعار في وقته وبرقم الفاتورة الأصلية واضحًا.

كيف تعمل الإشعارات مع الفوترة الإلكترونية؟

الإشعارات مستندات فوترة إلكترونية أيضًا. ونوع الإشعار يتبع الفاتورة التي يعدّلها: فالإشعار على فاتورة ضريبية تعتمده الهيئة مثل الفاتورة، والإشعار على فاتورة مبسطة يُبلَّغ عنه مثلها. وكل إشعار يحمل الرقم المرجعي للفاتورة الأصلية، أو نطاقًا من الأرقام إذا شمل عدة فواتير في فترة واحدة.

• أصدر الإشعارات من نظام الفوترة نفسه الذي تصدر منه الفواتير، لا على الورق ولا في جدول بيانات.
• تأكد أن المرتجعات عند نقطة البيع تُنشئ إشعارًا مرتبطًا بالإيصال الأصلي.
• تعامل مع الإشعار المرفوض كما تتعامل مع الفاتورة المرفوضة: صححه وأعد إرساله بسرعة.
• حدد من يملك صلاحية إصدار الإشعارات الدائنة في منشأتك، فهي تُنقص الإيراد والضريبة، ويجب أن يراها شخص ثانٍ قبل إصدارها.

ما الأخطاء التي يجب أن تتجنبها؟

أشهر الأخطاء تعديل الفاتورة الأصلية أو إلغاؤها بدل إصدار إشعار، وإصدار إشعار لا يحمل رقم الفاتورة الأصلية، وتجاوز مهلة الخمسة عشر يومًا، وإصدار إشعارات دائنة بمبالغ لا علاقة لها بأي بيع. وكل واحد منها يجعل ضريبة البائع والمشتري غير متطابقتين، وهذا ما تبحث عنه المراجعة.

ومن الأخطاء أيضًا نسيان جانب المخزون في المرتجعات. فإذا عادت البضاعة فسجّل دخولها إلى المخزون في الوقت نفسه الذي يصدر فيه الإشعار الدائن، حتى يروي مخزونك ومبيعاتك القصة نفسها. وإذا لم تعد البضاعة صالحة للبيع فسجّلها تالفًا بقيد مستقل، ولا تتركها في المخزون كأنها متاحة.

كيف يساعدك DynamoOS

في Dynamo Finance وDynamo Sales يُنشأ الإشعار الدائن أو المدين من الفاتورة الأصلية نفسها، فيحمل مرجعها وأطرافها وبنودها دون إعادة إدخال. والمرحلة الثانية مدمجة في Dynamo Finance: تُعتمد الإشعارات أو يُبلَّغ عنها مثل فواتيرها، وتذهب الإشعارات الدائنة عن الفترات السابقة إلى عمود التعديلات في الإقرار.