داينمو. محرك الأعمال
الجرد الشامل مرة في السنة يعني محلًا مغلقًا وليلة طويلة. أما جرد أصناف قليلة كل أسبوع فيُبقي أرقامك صحيحة طوال السنة، ويكشف لك أين يضيع المخزون.
فريق DynamoOSمدة القراءة: 6 دقائق
الجرد الدوري أن تعدّ جزءًا صغيرًا من مخزونك وفق جدول منتظم بدلًا من عدّ كل شيء في يوم واحد. ففي كل أسبوع أو كل يوم يعدّ الموظفون مجموعة محددة من الأصناف أو الرفوف، ويقارنون النتيجة بما في النظام. وخلال أشهر قليلة يكون كل صنف قد جُرد، والأصناف الأكثر حركة جُردت مرات كثيرة.
المحل يبقى مفتوحًا، والعدّ يأخذ دقائق لا ليلة كاملة، والفروقات تظهر وما زال الموظفون يتذكرون ما حدث. فالفرق الذي تكتشفه بعد ثلاثة أسابيع من وقوعه يمكن غالبًا تفسيره، أما الفرق الذي تكتشفه بعد أحد عشر شهرًا فنادرًا ما تعرف سببه.
تبتعد الأرقام لأن كل حركة تعتمد على شخص يسجلها تسجيلًا صحيحًا. بضاعة استُلمت ولم تُقيد، ومبيعات مُسحت على صنف خاطئ، ومرتجعات أعيدت للرف دون تسجيل، وتالف رُمي دون قيد، وسرقة بسيطة؛ كل هذا يُبعد الرف عن النظام. وكل واحدة منها صغيرة، لكنها مجتمعة تحدد ما تعيد طلبه من الموردين.
رتّب أصنافك بحسب قيمة مبيعاتها أو قيمة المخزون المحتفظ به منها، ثم اجرد المجموعة العليا أكثر من غيرها. من الطرق الشائعة أن تجرد العُشر الأعلى تقريبًا من الأصناف كل شهر، والمجموعة الوسطى كل ربع سنة، والباقي مرتين في السنة. وأضف أي صنف تظهر فيه مشكلة، مثل كمية بالسالب أو عميل وجد الرف فارغًا والنظام يقول إنه متوفر.
| المجموعة | الأصناف | التكرار المقترح |
|---|---|---|
| أ | الأصناف سريعة البيع وعالية القيمة | كل شهر |
| ب | الأصناف ذات البيع المنتظم والقيمة المتوسطة | كل ربع سنة |
| ج | الأصناف بطيئة البيع منخفضة القيمة | مرتين في السنة |
| إضافية | أصناف كميتها بالسالب أو غير منطقية | فور ظهورها |
هذا التكرار نقطة بداية وليس قاعدة. إذا ظلت مجموعة ما تُظهر فروقات فاجردها أكثر حتى تعرف السبب.
جهّز القائمة مسبقًا، واجرد حين يكون المكان هادئًا، واجعل العدّ أعمى: يكتب الموظف ما يجده على الرف دون أن يرى الكمية المسجلة في النظام. بعدها قارن، وأعد عدّ أي فرق مع شخص ثانٍ، وابحث عن سببه، ثم سجّل التسوية مع سببها.
تعامل مع كل فرق مؤكد على أنه سؤال، لا مجرد تصحيح. راجع أولًا الاستلامات والمبيعات والمرتجعات الأخيرة للصنف وللأصناف المشابهة له، فكثير من الفروقات خطآن يلغي أحدهما الآخر بين صنفين. وما يبقى بعد ذلك نقص أو زيادة حقيقية، تُسجل على المخزون مع سببها حتى تصل قيمتها إلى حساباتك.
احتفظ بسجل بسيط للفروقات بحسب الصنف والسبب والقيمة. وبعد أشهر قليلة سيريك السجل أين المشكلة: مورد شحناته ناقصة دائمًا، أو نقطة بيع يختلط فيها صنفان متشابهان، أو قسم لا يُسجل فيه التالف. وإصلاح هذه الأسباب أهم من العدّ نفسه، لأنه يمنع الفرق القادم قبل أن يقع.
يُلزم نظام الدفاتر التجارية التاجر بأن يقيد في دفتر الجرد تفاصيل البضاعة الموجودة لديه في آخر سنته المالية، أو بيانًا إجماليًا عنها إذا كانت تفاصيلها في قوائم مستقلة. والجرد الدوري المنتظم يجعل رقم نهاية السنة موثوقًا، ومحاسبك يحدد لك ما تحتاجه بعد ذلك من عدّ شامل.
ويُلزم النظام نفسه التاجر بمسك دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد والدفتر الأستاذ العام بانتظام وباللغة العربية، والاحتفاظ بالدفاتر والمراسلات والمستندات عشر سنوات على الأقل. ويُعفى من مسك هذه الدفاتر التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال.
اجعل كل جرد صغيرًا بحيث ينتهي في خمس عشرة أو عشرين دقيقة، قبل الافتتاح أو في ساعة هادئة. امسح الباركود بدل قراءة الملصقات، واحفظ كل صنف في أقل عدد ممكن من الأماكن، واجعل شخصًا واحدًا مسؤولًا عن الجدول حتى يتم الجرد كل أسبوع، لا حين يتوفر الوقت فقط.
يعرض Dynamo Inventory المخزون بحسب المستودع والفرع، ويتحدث مع كل حركة، وكل حركة مرتبطة بالطلب أو التسليم الذي يقف خلفها. والباركود والتشغيلات والأرقام التسلسلية تُمسح عند الدخول والخروج. ويبيع Dynamo Point of Sale من المخزون نفسه، وتعود المرتجعات إليه، ويُقيَّم المخزون مع كل حركة، فتصل التسويات إلى حساباتك.
قد يخففه كثيرًا لأن الأرقام تكون صحيحة أصلًا. واسأل محاسبك عمّا يحتاجه دفتر الجرد في نهاية السنة والمراجعة الخارجية.
لا. العدّ الأعمى، الذي يسجل فيه الموظف ما على الرف فقط، يعطي رقمًا صادقًا، ثم تأتي المقارنة بالنظام بعده.
شخص غير الذي جرد، وغالبًا مدير الفرع أو المحاسب، حتى يمر كل شطب على شخص ثانٍ.
الأحكام في هذا المقال من هذه المصادر الرسمية، وقد قرأناها يوم نشره.
هامش الربح ونسبة الإضافة يستخدمان الرقمين نفسيهما ويعطيان نتيجتين مختلفتين. والخلط بينهما من أسرع الطرق لأن تبيع كثيرًا ويبقى لك قليل. إليك طريقة تحدد بها أسعارًا تترك لك الربح الذي خططت له.
مدة القراءة: 6 دقائق
اقرأ المقال
تُحسب الإجازة المرضية على سلّم سنوي من أيام بأجر كامل وبثلاثة أرباع الأجر ودون أجر، وأصبحت إجازة الوضع اثني عشر أسبوعًا بأجر كامل. إليك كيف تطبق الحكمين وتصرف أجرهما بدقة.
مدة القراءة: 6 دقائق
اقرأ المقال
أغلب غرامات ضريبة القيمة المضافة سببها مواعيد فاتت وأخطاء يمكن تجنبها، لا تهرب ضريبي. نشرح هنا كل غرامة، وكيف تحدد الهيئة نسبة غرامة الإقرار غير الصحيح، والعادات التي تُبقي منشأتك بعيدة عنها.
مدة القراءة: 7 دقائق
اقرأ المقالابدأ تجربة مجانية لمدة 14 يومًا بكل التطبيقات، ومن غير بطاقة.
