حد إعادة الطلب ومخزون الأمان: متى تشتري، وكم تحتفظ؟

ما هو حد إعادة الطلب؟

حد إعادة الطلب هو مستوى المخزون الذي تطلب عنده كمية جديدة من الصنف. ويُحدد بحيث يغطي المخزون الباقي على الرف المبيعات المتوقعة خلال مدة توريد المورد، مع هامش صغير فوقها. فإذا نزل المخزون إلى هذا المستوى طلبت، وإذا وصلت الشحنة كنت قريبًا من الهامش دون أن تنزل تحته.

ومن دون حد إعادة طلب يعتمد الشراء على شخص يلاحظ رفًا فارغًا، وهذا يكون متأخرًا غالبًا، أو على العادة، وهذا يعني كثيرًا شراء الكمية نفسها مهما كانت المبيعات. أما رقم واضح لكل صنف فيحوّل الشراء إلى إجراء يستطيع أي شخص في الفريق اتباعه، حتى في غياب صاحب المحل.

ماذا تحتاج لتحسبه؟

تحتاج رقمين لكل صنف وقرارًا واحدًا. الرقمان هما متوسط الكمية التي تبيعها في اليوم، ومدة توريد المورد، أي الأيام من إرسال الطلب حتى تصبح البضاعة على الرف. والقرار هو مقدار مخزون الأمان الذي تريده للأيام الأكثر ازدحامًا أو للشحنات الأبطأ من المعتاد.

• متوسط المبيعات اليومية: الوحدات المبيعة في آخر ثمانية إلى اثني عشر أسبوعًا، مقسومة على عدد أيام العمل.
• مدة التوريد: من يوم الطلب حتى يوم استلام البضاعة وجاهزيتها للبيع، لا مدة الشحن وحدها.
• أعلى مبيعات يومية وأطول مدة توريد في الفترة نفسها، لحساب مخزون الأمان.
• الحد الأدنى لطلب المورد، وأي خصم كمية يعرضه، لأنهما يحددان الكمية التي تطلبها في كل مرة.

استخدم مبيعات الأسابيع العادية في حساب المتوسط. فأسبوع فيه عرض استثنائي أو نفاد في المخزون يشوّه الرقم في أي من الاتجاهين.

كم تحتفظ من مخزون الأمان؟

من الطرق البسيطة الشائعة أن تضرب أعلى كمية بعتها في يوم واحد في أطول مدة توريد مرت عليك، ثم تطرح منها متوسط المبيعات اليومية مضروبًا في متوسط مدة التوريد. والفرق يغطي اجتماع فترة ازدحام مع شحنة متأخرة، دون أن تحتفظ بمخزون إضافي يكفي أشهرًا.

إذا بدا لك مخزون الأمان كبيرًا، فانظر إلى ما يرفعه. في هذا المثال أطول مدة توريد هي السبب الأكبر: فالاتفاق مع المورد على موعد تسليم أدق، أو إيجاد مورد ثانٍ، يخفض الهامش أكثر من أي معادلة. وتذكر أن مخزون الأمان نقد واقف على الرف، فكل وحدة إضافية فيه يجب أن تكون مقابل خطر حقيقي تعرفه، لا مجرد احتياط لا تعرف سببه.

كيف تحدد الحدود خطوة بخطوة؟

ابدأ بأكثر أصنافك مبيعًا، لأنها الأهم وأرقامها الأدق. ولكل صنف احسب متوسط المبيعات ومدة التوريد، وأضف مخزون الأمان، وحدد حد إعادة الطلب، ثم قرر كمية الطلب. بعدها أدخل الحدود في نظامك حتى يأتيك التنبيه بدل أن تذهب أنت إلى الرف لتتأكد.

1. استخرج مبيعات آخر ثمانية إلى اثني عشر أسبوعًا عاديًا بحسب الصنف.
2. احسب متوسط المبيعات اليومية وأعلاها لكل صنف.
3. سجّل متوسط مدة التوريد وأطولها للمورد الرئيسي لكل صنف.
4. احسب مخزون الأمان: أعلى يوم × أطول مدة توريد ناقصًا متوسط اليوم × متوسط مدة التوريد.
5. حدد حد إعادة الطلب: متوسط المبيعات اليومية × متوسط مدة التوريد + مخزون الأمان.
6. اختر كمية الطلب، كأن تكفي مبيعات أسبوعين إلى أربعة أسابيع، في حدود الحد الأدنى لطلب المورد.
7. أدخل حد إعادة الطلب والكمية على كل صنف، حتى يُنشأ طلب شراء حين ينزل المخزون تحته.
8. راجع الحدود مرة أخرى بعد كل موسم أو تغيير في السعر أو مورد جديد.

كم تطلب في كل مرة؟

حد إعادة الطلب يخبرك متى، وكمية الطلب تخبرك كم. والقاعدة العملية للمحل أن تطلب ما يكفي مبيعات بضعة أسابيع، في حدود الحد الأدنى لطلب المورد والمساحة المتاحة لديك. والطلب على دفعات أصغر وأكثر يحبس نقدًا أقل على الرفوف، لكنه يكلف جهدًا ورسوم توصيل أكثر.

وازن بين ثلاثة أمور: خصومات الكمية التي يعرضها المورد، والنقد الذي يحبسه الطلب، ومدة صلاحية الصنف. فالأصناف سريعة التلف وأصناف الموضة تستحق طلبات أصغر وأكثر تكرارًا، والأصناف البطيئة التي تعمّر طويلًا يمكن شراؤها بكميات أكبر.

كيف تغيّر المواسم والواردات هذه الأرقام؟

الطلب لا يسير على وتيرة واحدة طوال السنة. فقبل موسم معروف، مثل الأسابيع التي تسبق رمضان وإجازتي العيد أو بداية العام الدراسي، ارفع متوسط المبيعات الذي تستخدمه واطلب مبكرًا، لأن الموردين مشغولون في الوقت نفسه. ثم أعد الحدود إلى مستواها بعد انتهاء الموسم حتى لا يتكدس المخزون.

والبضاعة المستوردة مدة توريدها أطول وأقل انتظامًا، فتحتاج مخزون أمان أكبر. ولا تنس جانب النقد: ضريبة القيمة المضافة على السلع المستوردة تُسدد عادة في الجمارك عند الإفراج عن البضاعة، وتُخصم في إقرار فترة الاستيراد، إلا إذا وافقت الهيئة على سدادها من خلال الإقرار.

كل كم تراجع حدود إعادة الطلب؟

راجع حدود أهم أصنافك كل شهر والباقي كل ربع سنة، وراجعها فورًا إذا تغيّر شيء: مورد جديد، أو تغيير في السعر، أو عرض ترويجي، أو نقل بين الفروع. وهناك علامتان تخبرانك أن الحد خاطئ: النفاد المتكرر يعني أنه منخفض، والمخزون الذي يبقى أشهرًا دون حركة يعني أنه مرتفع. وسجّل كل مرة نفد فيها صنف وسببها، فهذا السجل البسيط يخبرك أي الحدود تحتاج تعديلًا قبل غيرها.

كيف يساعدك DynamoOS

في Dynamo Inventory تحدد حدًا أدنى لكل صنف، فيُنشأ طلب شراء حين ينزل المخزون تحته. ويجمع Dynamo Purchasing الطلبات في أوامر شراء، ويحفظ شروط كل مورد وتاريخ التعامل معه، ويستلم البضاعة مقابل أمر الشراء، فتأتي أوقات التوريد التي تعتمد عليها من سجلاتك أنت.