كيف تبني توقعًا للتدفق النقدي لـ 13 أسبوعًا؟

لماذا 13 أسبوعًا وليس ميزانية شهرية؟

ثلاثة عشر أسبوعًا تساوي ربع سنة، وهي مدة كافية لترى فيها دفعة الضريبة القادمة وثلاث مسيرات رواتب وفواتير الموردين الكبيرة، وقصيرة بما يكفي لتتوقعها من فواتير حقيقية لا من تخمين. والأعمدة الأسبوعية مهمة لأن أزمة النقد نادرًا ما تمتد شهرًا كاملًا، بل هي يوم صعب بين خروج الرواتب ووصول دفعة عميل كبير.

الميزانية الشهرية تجيب عن سؤال مختلف: هل ستربح السنة؟ وقد تكون المنشأة رابحة على الورق ثم تتعثر في صرف الرواتب، لأن عملاءها يدفعون بعد ستين يومًا من التسليم بينما تدفع هي لموظفيها ومورديها قبل ذلك. توقع التدفق النقدي هو الأداة التي تسد هذه الفجوة وتريك متى تقع بالضبط.

ماذا يحتوي كل عمود في التوقع؟

كل أسبوع عمود فيه أربعة أسطر: النقد الذي تبدأ به الأسبوع، والمبالغ التي تتوقع استلامها، والمبالغ التي تتوقع دفعها، ثم النقد في نهاية الأسبوع، وهو نفسه نقد بداية الأسبوع التالي. وتحت المقبوضات والمدفوعات افصل المصادر الرئيسية حتى تستطيع مطابقة كل رقم بمستند يثبته.

ما مواعيد الدفع التي تبدأ بها؟

ابدأ بالمدفوعات التي لا تستطيع تحريك مواعيدها. رواتب الموظفين الشهريين تُصرف مرة في الشهر، واشتراكات التأمينات الاجتماعية عن أي شهر تستحق خلال أول 15 يومًا من الشهر الذي يليه، وإقرار ضريبة القيمة المضافة وسدادها في آخر يوم من الشهر التالي للفترة. والإيجار وأقساط القروض بحسب عقودها.

• الرواتب: يُلزم نظام العمل بصرف أجور العمال الشهريين مرة في الشهر عن طريق حساباتهم البنكية.
• التأمينات الاجتماعية: اشتراكات الشهر، وتستحق خلال أول 15 يومًا من الشهر التالي.
• ضريبة القيمة المضافة: ربع سنوية لأغلب المنشآت الصغيرة، وتستحق في آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الربع.
• المخالصات النهائية: إذا ترك موظف العمل تُصفّى أجوره وحقوقه خلال أسبوع، أو أسبوعين إذا كان هو من أنهى العقد.
• الإيجار والقروض والتأمين: في المواعيد المحددة في كل عقد.

ضع دفعة الضريبة في التوقع على أنها ضريبة المخرجات التي حصّلتها ناقصًا ضريبة المدخلات التي يحق لك خصمها عن الفترة. هذا الرقم يكبر كل أسبوع، فلا يجب أن يفاجئك عند الاستحقاق.

كيف تتوقع ما سيدفعه العملاء؟

استخدم قائمة فواتير المبيعات غير المحصلة، ثم عدّل كل فاتورة بحسب طريقة سداد العميل الفعلية. فإذا كان عميل مدة سداده 30 يومًا لكنه يدفع عادة بعد 45 يومًا، فضع المقبوض في الأسبوع الذي يوافق 45 يومًا من تاريخ الفاتورة. وأضف المبيعات النقدية المتوقعة من الأسابيع الأخيرة، واستبعد أي مقبوض لا تثق بوصوله.

اجعل لكبار العملاء سطرًا خاصًا لكل منهم. فتأخر دفعة واحدة من عميل كبير قد يحوّل أسبوعًا مريحًا إلى أسبوع ضيق، ورؤيته في سطر مستقل تخبرك بمن تتصل أولًا. أما الطلبات الجديدة التي لم تُفوتر بعد فلا تضفها إلا إذا كان موعد تسليمها مؤكدًا.

كيف تبني التوقع خطوة بخطوة؟

ابنه مرة واحدة بعناية، ثم أبقه حيًا بتحديث أسبوعي قصير. النسخة الأولى تأخذ ساعات قليلة: جهّز ثلاثة عشر عمودًا أسبوعيًا، وأدخل المدفوعات الثابتة، ثم أضف فواتير الموردين ومقبوضات العملاء من دفاترك، وقارن نقد نهاية كل أسبوع بأقل رصيد ترتاح للاحتفاظ به.

1. جهّز ثلاثة عشر عمودًا أسبوعيًا تبدأ من يوم الأحد القادم، وفي كل عمود النقد الافتتاحي والمقبوضات والمدفوعات والنقد الختامي.
2. أدخل النقد الافتتاحي من أرصدة البنك والصندوق بعد مطابقتها.
3. أضف المدفوعات الثابتة: الرواتب، والتأمينات، والضريبة، والإيجار، وأقساط القروض، والتأمين، كلٌّ في أسبوعه.
4. أضف فواتير الموردين بحسب تواريخ استحقاقها، والمصاريف المعتادة التي تدفعها دون فاتورة.
5. أضف مقبوضات العملاء من الفواتير غير المحصلة، منقولة إلى الأسبوع الذي يدفع فيه كل عميل عادة.
6. أضف المبيعات النقدية المتوقعة وأي دخل آخر واثق منه.
7. احسب النقد الختامي لكل أسبوع، وعلّم الأسابيع التي تنزل تحت الحد الأدنى الذي حددته.
8. في كل أسبوع استبدل الأسبوع المنتهي بالأرقام الفعلية، وأضف أسبوعًا جديدًا في آخر التوقع.

ماذا تفعل إذا ظهر أسبوع بالسالب؟

الأسبوع السالب في التوقع إنذار وليس أزمة، ما دمت تراه قبل وقوعه بعدة أسابيع. تحرّك على الجانبين: قدّم المقبوضات بمتابعة الفواتير المتأخرة وفوترة الأعمال المنجزة فورًا، وأخّر ما يمكن تأخيره من المدفوعات بالاتفاق مع الموردين على مواعيد جديدة قبل أن تتأخر الفاتورة لا بعدها.

• تابع أولًا الفواتير المتأخرة التي تقف خلف الأسبوع الضيق، وابدأ بالأكبر مبلغًا.
• فوتر البضاعة المسلّمة والأعمال المنجزة في اليوم نفسه، لا في آخر الشهر.
• اتفق مع المورد على موعد لاحق قبل تاريخ الاستحقاق، لا بعد فواته.
• أجّل المشتريات التي تحتمل الانتظار، واشترِ المخزون أقرب ما يكون إلى وقت بيعه.
• لا تؤخر الرواتب أو اشتراكات التأمينات أو الضريبة لتغطية فجوة نقدية، فلهذه المواعيد تبعات نظامية.

كيف تعرف أن توقعك دقيق؟

قارن توقع كل أسبوع بما حدث فعلًا، سطرًا بسطر. الفروق الكبيرة تدلك على مواطن الضعف: عملاء يدفعون أبطأ مما افترضت، أو مصاريف نسيتها، أو مشتريات تمت قبل موعدها. وبعد أسابيع قليلة يجب أن يقترب توقع الأسبوعين أو الثلاثة القادمة من الأرقام الفعلية، وعندها تستطيع أن تبني عليه قراراتك بثقة.

كيف يساعدك DynamoOS

في Dynamo Finance تظهر فواتير العملاء غير المحصلة مرتبة بحسب مدة تأخرها، وتُطابق فواتير الموردين مع ما طلبته واستلمته، وتُطابق حساباتك البنكية مع كشف الحساب. ويحوّل Dynamo Sales الطلبات إلى فواتير دون إعادة إدخال. فيبدأ توقعك من أرقام موجودة أصلًا في دفاترك.